У каждого руководителя структурного подразделения организации должен храниться комплект действующих инструкций по охране труда для работников данного отдела. Местонахождение инструкций определяет сам руководитель с учетом обеспечения доступности и удобства ознакомления с ними. Так, инструкции по охране труда для работников могут быть выданы им на руки (под расписку в личной карточке инструктажа) для изучения при первичном инструктаже, либо вывешены на рабочих местах, либо должны храниться в ином месте, доступном для работников.
Учет инструкций по охране труда для работников осуществляют специалисты по охране труда организации.
Формы Журнала учета инструкций по охране труда для работников, а также Журнала учета выдачи инструкций по охране труда для работников предложены Методическими рекомендациями по разработке государственных требований охраны труда, утвержденными постановлением Минтруда России 17.12.2002 г. N 80.
По правилам журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны лицом, ответственным за их ведение, и скреплены печатью организации. Ответственными за хранение этих документов назначаются сотрудники службы охраны труда.